Este acuerdo forma parte de los Términos y Condiciones de Emitivo y se acepta junto con ellos. Regula el tratamiento de datos personales que INNCODEX S.A.S., con RUC 1793238392001, hace por cuenta de cada empresa usuaria de Emitivo, conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y a los artículos 40 a 47 de su Reglamento.
Usted, la empresa usuaria de Emitivo, es el responsable del tratamiento de los datos personales de sus clientes, proveedores y demás personas que aparecen en sus comprobantes. INNCODEX S.A.S. es el encargado del tratamiento: trata esos datos a nombre y por cuenta de usted. Los datos de su cuenta en Emitivo (los de usted y los de sus usuarios) no están cubiertos por este acuerdo; de ellos INNCODEX S.A.S. es responsable, según la Política de Privacidad.
INNCODEX S.A.S. trata los datos para prestarle el servicio de Emitivo: generar, firmar y transmitir al SRI sus comprobantes electrónicos, enviarlos por correo a sus destinatarios, sincronizarlos con su cuenta de QuickBooks Online, y almacenarlos para que usted los consulte y descargue. El tratamiento consiste en recoger, almacenar, consultar, transmitir, conservar y eliminar esos datos por medios automatizados.
Los datos se tratan solo para prestarle el servicio. INNCODEX S.A.S. no los usa para fines propios, no los vende y no los usa con fines publicitarios.
Este acuerdo dura mientras usted tenga una cuenta en Emitivo y, después, hasta que termine la devolución y eliminación de los datos descrita en la sección 12.
Sus instrucciones son estos términos y lo que usted configura y ordena en la aplicación (por ejemplo, qué comprobantes emite o qué cuenta de QuickBooks conecta). INNCODEX S.A.S. las sigue y no trata los datos de otra forma. Si considera que una instrucción es ilegal, se lo informará sin demora para que usted la corrija.
Las personas de INNCODEX S.A.S. que acceden a los datos lo hacen solo cuando es necesario para prestar el servicio o darle soporte, y están obligadas a guardar confidencialidad.
INNCODEX S.A.S. aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo: cifrado en reposo del certificado de firma, de su contraseña y de otros secretos; transmisión por HTTPS; control de acceso; aislamiento entre cuentas; y copias de seguridad cifradas.
Al aceptar este acuerdo usted autoriza a INNCODEX S.A.S. a apoyarse en estos proveedores, que tratan los datos solo para lo indicado y bajo obligaciones equivalentes a las de este acuerdo:
El SRI e Intuit (QuickBooks Online) no son subencargados: el SRI recibe los comprobantes por mandato legal y QuickBooks Online es un servicio que usted contrata y conecta. Si cambiamos un subencargado, le avisaremos por correo antes del cambio; si no está de acuerdo, puede oponerse o cancelar su cuenta.
Todos los subencargados tratan los datos por cuenta de INNCODEX S.A.S., salvo Resend respecto de los datos de uso del servicio de correo (como el remitente y el destinatario de cada envío) y Cloudflare respecto de los datos de red y seguridad (como las direcciones IP), que tratan esos datos como responsables según sus propias políticas. Conforme al artículo 34 de la LOPDP y al artículo 23 de la Norma General de Transferencias o Comunicaciones Nacionales e Internacionales de Datos Personales (Resolución SPDP-SPD-2026-0004-R), el encargo de tratamiento no constituye una transferencia ni comunicación de datos personales. Cada subencargado trata los datos según su acuerdo de tratamiento de datos, solo para prestar su servicio. Más detalle en la sección 7 de la Política de Privacidad.
Cuando cierre su cuenta, le entregaremos una copia de sus comprobantes electrónicos (XML) y, en un plazo máximo de quince (15) días, eliminaremos los datos personales tratados por cuenta de usted, salvo los que una ley nos obligue a conservar. Las copias de seguridad cifradas que los contengan caducan unos 30 días después de crearse. Recuerde que la obligación de conservar sus comprobantes durante 7 años es suya como contribuyente (sección 4 de los Términos y Condiciones).
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